Hiện nay, phần lớn thông tin quan trọng của các doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp được thể hiện trên giấy. Trong khi đó, các biện pháp bảo quản, lưu trữ tài liệu vẫn còn thô sơ dẫn đến khả năng bị mất hoặc rò rỉ thông tin, phá hỏng các giao dịch, gây thiệt hại cho các đơn vị.
Những năm qua, công tác quản lý công văn, tài liệu tại các đơn vị theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế. Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công, thường được sắp xếp phân loại tại các tủ trong kho (tủ gỗ, tủ sắt…) mà không có thêm các biện pháp xử lý ẩm, mốc, mối, chuột… Vì vậy, tài liệu để lâu thường bị hỏng, không nhìn rõ thông tin lưu trữ ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc.
Hơn nữa, khối lượng tài liệu lưu trữ lớn dần theo thời gian nên kho lưu trữ cũng cần được mở rộng liên tục, gây tốn kém trong công tác quản lý và tìm kiếm về sau. Các nhân viên cũng khó tiếp cận thông tin cần thiết cho công việc khi phải làm việc ngoài văn phòng hay đi công tác xa.
 |
Lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống. |
Hàng năm, các đơn vị, doanh nghiệp dự trù chi phí cho khâu quản lý tài liệu lên tới hàng tỷ đồng nhưng không đem lại hiệu quả cao, làm mất nhiều thời gian, công sức. Chính vì thế, nhu cầu số hóa tài liệu là giải pháp hữu hiệu trong việc phát triển của các đơn vị, doanh nghiệp.
Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ. Sau đó, các phần mềm quản lý sẽ hệ thống các tài liệu theo chuẩn người dùng mong muốn để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng dễ dàng.
 |
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro. |
Vừa qua, Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI đã ra mắt phần mềm quản lý văn bản DocPro do chính những kỹ sư Việt Nam viết với nhiều tính năng mới, phù hợp với nhu cầu của nhiều đơn vị, doanh nghiệp.
Hệ thống quản trị DocPro cho phép quản lý tài liệu với đầy đủ tính năng như xây dựng kho tài liệu cá nhân, chỉnh sửa, cập nhật tài liệu mới, chia sẻ với người dùng khác; hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung, các trường thông tin đã được bóc tách. Hệ thống còn giúp quản lý tài liệu theo quy trình nghiệp vụ, tạo luồng công việc theo quy trình hoặc thủ công, đồng thời tạo các báo cáo, thống kê theo thời gian, theo người dùng, phòng ban, loại tài liệu. Phần mềm cũng hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu theo lịch trình; bảo mật thông tin lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu, đặt mật khẩu.
DocPro là giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, hệ thống có thể hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu. DocPro còn có khả năng tương thích với tất cả máy scan từ khổ nhỏ tới lớn giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên thuận tiện hơn. Xem thêm về sản phẩm tại: www.docpro.vn
Nhân dịp kỷ niệm 8 năm thành lập, Công ty FSI triển khai chương trình “Scan tài liệu, số hóa tài miễn phí” cho các đơn vị có nhu cầu với gói quà tặng gồm scan miễn phí 25.000 trang tài liệu, hồ sơ, văn bản, giấy tờ… và triển khai áp dụng trực tiếp phần mềm DocPro cho các đơn vị có nhu cầu. Thông tin chi tiết tham khảo tại: tinyurl.com/so-hoa-tai-lieu-free
(Nguồn: FSI)
Bài viết liên quan
